Rabu, 11 Mei 2025, Sugiarto Arif Santoso, Civic Space Manager di Yayasan Penabulu, kembali memfasilitasi kelas Lingkar Madani khusus Regional Papua dengan materi bertajuk “Seni Mengevaluasi Rencana Organisasi Secara Efektif”, yang dirancang untuk membantu peserta menyusun strategi berbasis situasi terkini, mengelola sumber daya secara efisien, merancang indikator dan alat evaluasi yang tepat, mengantisipasi risiko sejak dini, serta membangun sistem evaluasi yang adaptif dan berkelanjutan.

Sebelum sesi dimulai, Sugiarto, sapaan akrab narasumber, mengajak peserta menjawab pertanyaan melalui Mentimeter: “Apakah organisasi Anda pernah melakukan monitoring dan evaluasi terhadap perencanaan strategis atau rencana kerja tahunan?” Hasilnya beragam, ada organisasi yang menjawab ‘sesekali saja’, ‘selalu’, dan bahkan ada yang mengaku ‘tidak pernah’.

Dalam penjelasannya, narasumber menekankan bahwa perencanaan organisasi tidak bisa disamakan dengan perencanaan proyek semata. Organisasi juga memiliki perencanaan tersendiri, seperti perencanaan strategis yang pada dasarnya bisa menjadi kerangka acuan dalam pelaksanaan proyek. Ia kemudian menguraikan tiga alasan utama mengapa evaluasi terhadap perencanaan organisasi menjadi penting:

1. Akuntabilitas – Untuk memastikan bahwa organisasi bertanggung jawab atas setiap tindakan dan keputusan yang diambil.
2. Efektivitas program – Untuk menilai sejauh mana hasil atau dampak tercapai, mengenali hambatan, serta merumuskan solusi bagi pelaksanaan program berikutnya.
3. Efisiensi sumber daya – Untuk mengetahui cara paling optimal dalam memanfaatkan anggaran, waktu, dan tenaga demi mendukung pencapaian tujuan program.

Sugiarto juga menjelaskan perbedaan antara monitoring dan evaluasi. Keduanya memiliki peran penting namun fungsinya berbeda dalam pengelolaan program:

• Monitoring merupakan proses pengukuran kemajuan dan dampak program secara periodik dan sistematik. Ini adalah bagian dari komunikasi internal organisasi, di mana pengelola program memantau dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan dengan fokus utama pada pencapaian “hasil”.
• Evaluasi, di sisi lain, adalah proses penilaian yang dilakukan secara obyektif dan sistematik terhadap desain, implementasi, hingga hasil suatu program atau kebijakan. Evaluasi bertujuan menelaah relevansi dan pencapaian tujuan, efisiensi pelaksanaan, efektivitas intervensi, serta dampak dan potensi keberlanjutan program tersebut.